DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
 A tecnologia de digitalização é a mais poderosa e flexível ferramenta no que diz respeito ao arquivamento, preservação e acesso a documentos através do armazenamento de suas imagens em formato digital.
Os documentos são “lidos” por um scanner e transformados em matrizes de pontos, as quais são gravadas em meio magnético de armazenamento de dados convencionais.
As imagens dos documentos digitalizados podem ser recuperadas e visualizadas em microcomputadores, isolados ou em redes, locais ou remotos, inclusive pela Internet. Podem ser ampliadas, reduzidas, rotacionadas e reproduzidas em impressora gráfica.
As imagens são ligadas a bancos de dados que facilitam sua pesquisa pelas “chaves” a elas associadas, fase esta denominada “masterização”.
A garantia da integridade do processo reside no conjunto de procedimentos adotados no tratamento dos documentos, das imagens e dos respectivos arquivos de dados, nos quais rígidos padrões de qualidade devem ser observados.
O ponto fundamental desse processo é a fidedignidade da imagem com relação ao documento original, apoiada em ferramentas simples e rápidas para seu tratamento

Uso Prático
Basicamente, todo e qualquer documento pode ser transformada em uma imagem digital.
minimizando espaços centralizados e descentralizados de arquivos,
eliminando esforços de arquivamento, desarquivamento, controle, reproduções, distribuições, etc
reduzindo custos envolvidos no processo de manipulação de documentos.
Visa a digitalização, “congelar” os arquivos de originais que, por sua própria característica, são volumosos, pesquisáveis por uma única sequência, deterioráveis e inseguros.
Adicionalmente, busca solucionar os problemas de disseminação de informações em formato original, permitindo acesso controlado e seletivo às imagens dos documentos mesmo que por várias pessoas simultaneamente ou a longa distância.
Papéis ainda são importantes fontes de informações e são consultados, se não amiúde, ao menos como fator de segurança. Habitualmente nos deparamos com perdas irreparáveis por destruição acidental ou criminosa de documentos.
Preservar seu conteúdo integralmente é séria preocupação em áreas de administração, de finanças, de recursos humanos, de saúde e de qualquer outra função onde os dados dos documentos, mesmo que informatizados, devam ser complementados ou validados contra um documento original.
Preservar sua imagem digital é ter exatamente o documento original nas mãos apenas que sem nenhum esforço e sem qualquer perda de tempo.

Documentos
Qualquer documento pode ser digitalizado, embora varie a necessidade de intervenção manual do operador quando efetua a captura da imagem, de acordo com suas características de homogeneidade, tamanho, estado geral e idade.

Armazenamento
São várias as mídias que podem ser utilizadas nesse processo, cada qual com características distintas, sendo as mais comuns:

CD-ROM
não é regravável e, portanto, não sujeito a alteração ou exclusão indevida;
tem ótima relação custo/benefício, pois seu custo é baixo e cada unidade comporta 15.000 imagens de originais tamanho A4;
não exige equipamento especial para consulta; é lido pelo drive disponível nos microcomputadores convencionais;

HD
grande capacidade de armazenamento;
alta velocidade e flexibilidade de acesso;
dispensa equipamentos especiais para consultas;
passível de regravação - permite que documentos sejam alterados, incluídos e excluídos.

Procedimento
Inicia-se pela preparação (extração de clipes, grampos, dobras, etc.) e loteamento. A seguir, os documentos são “lidos” por equipamentos tipo scanner, manual (uma folha por vez) ou automático e as imagens passam por etapas de verificação e indexação (cada imagem é associada a um ou mais argumentos básicos de pesquisa). Tão logo os documentos são digitalizados, são acondicionados para arquivamento final.

Tecnologia
A NDC, alia a experiência de profissionais altamente qualificados, com equipamentos e sistemas dos mais avançados, obtendo assim excelentes resultados.
Scanners capazes de capturar imagens em velocidade de até 120/min, com captura simultânea frente-e-verso, e para transformação de microfilmes em imagens digitais.
As bases de dados de pesquisa são estruturadas em qualquer plataforma relacional.
As imagens são tratadas por software próprio customizável, além de contar com recursos de OCR (reconhecimento ótico de caracteres).
As imagens podem ser em formato proprietário exclusivo ou ter adição de marca d´água para segurança.

Vantagens
São diversas as vantagens da utilização da imagem digital, em relação aos sistemas de arquivamento de originais ou de microfilmagem: